Oggi sono innumerevoli le modalità con cui comunicare tra amici e parenti. La telefonata ha ceduto il passo al vocale di Whatsapp o al messaggio su Telegram e Messenger, oppure in altre piattaforme molto frequentate come Instagram o TikTok.
Ricordo che fino a qualche anno fa la regina della messaggistica professionale era la posta elettronica, uno strumento la cui nascita risale addirittura al 1971, quando Ray Tomlinson installò su ARPANET un sistema in grado di scambiare messaggi e-mail fra le varie università. Ora osservo che questa tecnologia è sempre meno utilizzata in ambito professionale, tanto che è abbastanza frequente trovare vocali da cinque minuti di clienti o colleghi nei miei messaggi di Whatsapp. Cosa che tra amici; vista la natura superficiale della comunicazione non mi dà fastidio, in ambito professionale non la tollero.
Lo ammetto, sono sempre più in difficoltà nel comunicare con i professionisti con cui lavoro, poiché questi mi inondano di vocali in cui l’informazione – quando va bene – è il 20% del messaggio. Nessuno fa più lo sforzo di rendere sintetica e pulita l’informazione, in modo che l’interlocutore possa comprendere velocemente il problema, ma si parla spesso senza arrivare al punto, infarcendolo di dettagli inutili o trascurabili.
Poi, vista la natura del contenuto e l’esplosione di mezzi in cui viene propagato, si rende sempre più complessa l’attività di gestione e amministrazione di questi messaggi. Non si sa più chi li ha inviati, cosa si è precedentemente comunicato o dove sono stati inviati, facendomi perdere molto tempo per risalire alle conversazioni che, nel caso contengano informazioni utili, andranno “sbobinate”.
Questi professionisti pensano di ottimizzare il tempo, il loro, non al tuo in cui dovrai organizzare le informazioni per tenere traccia di cosa vi siete precedentemente detti.
La mail è da sempre lo strumento perfetto per tenere traccia delle conversazioni, gestire le priorità di risposta e in cui fare una ricerca testuale o per mittente. È uno strumento in cui posso articolare frasi di senso compiuto e confezionare risposte in modo che l’informazione arrivi senza far perdere tempo all’interlocutore. Per fare questo è il mittente della mail che deve investire il suo tempo per rendersi più chiaro possibile.
Questa è una forma di rispetto per l’altra persona, visto che tutti stiamo lavorando sodo consapevoli che il tempo è prezioso: significa che ho a cuore il tuo lavoro e chi leggerà è degno di rispetto.
Stanno svanendo le basi del rispetto altrui nella comunicazione tra colleghi e con i clienti. Ognuno pensa per se stesso e pretende dal prossimo che sia in attesa di un suo cenno (vocale) per accorrere in suo aiuto.
Quando ricevo un vocale da cinque minuti sono consapevole che il mittente giudica il suo tempo molto più importante del mio e che non sono degno del suo rispetto.
In ambito professionale si sta eccedendo secondo me nell’uso dei gruppi su WhatsApp. Per carità sono utili, soprattutto per emergenze e per coordinarsi al di là di ciò che un team di lavoro ha stabilito di compiere nel suo flusso di lavoro. Il problema è quando ci si affida solo a WhatsApp. La produttività scema del tutto. Con questo non voglio dire che non bisogna più chiacchierare e che il cazzeggio, pur in un gruppo di lavoro affiatato, deve sparire. Sono il primo che cerca meme divertenti e che cerca di fare battute, più o meno riuscite, quando si può. Ma se si vuole fare un buon lavoro, efficace, produttivo occorrono due cose: 1) un CRM in cui tutte le info dei clienti sono ben organizzate, magari integrato con mail e social, in modo che ciascun membro possa avere il quadro degli scambi che avvengono ogni giorno; 2) una bacheca tipo Trello dove i vari task del workflow sono contrassegnati con etichette e icone in modo da capire hi ha fatto cosa e come e quindi sapere con esattezza cosa fare. Nel dubbio (raro per la verità) si può ricorrere a WhatsApp. La mail pure può essere utile ma solo qualche volta secondo me come comunicazione interna. La vedo più utile per la comunicazione all’sterno.
Vero Giuseppe. Ci sono strumenti, come quelli che citi tu, che ci permettono di lavorare agilmente e senza perdite di tempo
Condivido totalmente la tua disamina. La mail per me è lo strumento migliore per tenere traccia delle conversazioni e tanto altro. Secondo me chi utilizza in modo stravagante whatsapp non è un professionista è una persona poco efficiente.
Assolutamente!
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Ma grazie amico mio!
Concordo ovviamente con le motivazioni e non solo quelle tecniche riportate.
C’è un tema che introduco che non smonta la tesi ma che è da tenere presente. Collaboro spesso con startupper che hanno un’età tra i 20 e i 27 anni e devo dire che per loro lo strumento comunicativo da utilizzare non è centrale, quanto invece lo è il messaggio. Ovviamente qualcuno obietterà che va istruita questa generazionale di nativi digitali ma a volte mal educati digitali, ma mi chiedo quanto sia un problema solo nostro, di un modo che abbiamo imposto noi di lavorare, perché vedo che invece per loro è tutto molto naturale.
Ehh no, il problema è dato dalla pessima organizzazione derivata da messaggi vocali. Per le discussioni e gli scambi di opinioni ben vengano, ma se si vuole organizzare, tenere traccia e ottimizzare il tempo la parola scritta è molto più efficace